25.03.2014

Umfrage zu Schulsoftware: Schulen sehen Verbesserungspotenzial

Der WDA hat im vergangenen Jahr eine umfangreiche Umfrage zur Schulverwaltungssoftware an Deutschen Auslandsschulen initiiert. Daraus geht hervor, dass es insgesamt Verbesserungsbedarf bei einigen Aspekten der Programme gibt und dass dies Potenzial für Kooperation zwischen den Schulen bietet.

Potenzial für Verbesserungen: Vor allem die Implementierung der genutzten Software lässt vielen Schulen zufolge Wünsche offen.

Die Wahl der richtigen Software zur Schulverwaltung ist sehr wichtig und kann kompliziert sein. Für die Deutschen Auslandsschulen kommt erschwerend hinzu, dass ihre Strukturen weder vollständig mit Schulen im Inland noch mit den Schulen im Sitzland übereinstimmen. Dadurch entstehen Anforderungen, die die Suche nach der geeigneten Software oft schwierig machen.

Vor diesem Hintergrund hat der Weltverband Deutscher Auslandsschulen zwischen September 2013 und Januar 2014 eine Umfrage zur Schulverwaltungssoftware an Deutschen Auslandsschulen durchgeführt. Dazu wurde ein detaillierter Fragebogen an die Mitgliedsschulen des WDA verschickt, woraufhin 63 Schulen ausführlich Auskunft zu ihrer Verwaltungssoftware gaben.

Die Ergebnisse flossen in eine umfangreiche Auswertung ein, die allgemeine Trends zu verschiedenen Software-bezogenen Themen an Deutschen Auslandsschulen und Ergebnisse für die meistbenutzten Systeme darstellt. Diese Auswertung wird allen WDA-Mitgliedsschulen zugänglich gemacht und soll ihnen helfen, sich und ihre eigenen Systeme besser einzuschätzen und mit anderen Schulen zu vergleichen. Dies kann zum einen bei der zukünftigen Wahl der Software helfen, zum anderen auch Möglichkeiten für eine verstärkte Kooperation zwischen den Schulen eröffnen.

Die wichtigsten Ergebnisse hier vorab im Überblick:

Sechs Programme im Detail betrachtet

Während die Schulen insgesamt 32 verschiedene Systeme benutzen, werden nur sechs davon von mehr als einer Schule eingesetzt. Die am weitesten verbreitete Software unter den Teilnehmern ist Atlantis aus dem Softwarehaus SWH Heider. Insgesamt 18 Schulen, die an der Umfrage teilgenommen haben, wenden diese an. Die Software winSCHOOL von RDT Global findet in insgesamt sieben Schulen Anwendung. Weitere vier Programme werden jeweils von zwei Schulen eingesetzt: File-Maker, CAS Platon, Syscol und SchoolTrack. Links zu den Webseiten der Anbieter können in der Auslandsschulnetz-Gruppe "Auslandsschulsoftware" gefunden werden und die vollständige Auswertung beinhaltet detaillierte Ergebnisse für jedes dieser Programme.


Systeme werden als befriedigend eingestuft

Die meisten Schulen bewerten vor allem die Implementierung ihrer jeweiligen Software nur als befriedigend. Hierbei scheint es also viel Verbesserungspotenzial zu geben. Als Hauptprobleme der Einführung nennen die Schulen mit relativer Häufigkeit den unerwartet hohen Kosten- und Zeitaufwand. Daneben gehören zu den meistgenannten Hauptproblemen auch die Aufbereitung der erforderlichen Daten und Datenmigration, der große Schulungsaufwand und der Widerstand der Mitarbeiter. Die Hauptprobleme scheinen also eher interner Natur zu sein und zumindest während der Implementierung nicht an der Software selbst zu liegen.

Die Zufriedenheit mit der Funktionalität während des Betriebes ist laut Umfrage etwas höher, lässt jedoch auch viel Spielraum für Verbesserung. Im Durchschnitt geben die Schulen an, zufriedener mit Faktoren wie der Systemstabilität und der Performance der Software zu sein. Bei der Eignung für Deutsche Auslandsschulen schneiden die Programme aber relativ negativ ab. Des Weiteren würde nur eine sehr knappe Mehrheit der teilnehmenden Schulen ihre Software und ihren Softwareanbieter an andere Deutsche Auslandsschulen empfehlen. Dieses Ergebnis macht deutlich, wie vorteilhaft eine engere Zusammenarbeit zwischen den Schulen wäre, um die Systeme besser an die speziellen Anforderungen der Deutschen Auslandsschulen anzupassen.


Verstärkte Zusammenarbeit der Schulen erwünscht

Die Umfrage zeigt, dass sich trotz einiger Vorbehalte die meisten Schulen eine stärkere Kooperation bei der Schulverwaltungssoftware wünschen. Es wurden insgesamt sieben Aussagen bezüglich verschiedener Aspekte solcher Kooperation zur Beurteilung gestellt. Bei allen dieser Aussagen überwiegt immer die Zustimmung, auch wenn sie bei manchen weniger deutlich ist. Diesen Aussagen stimmten die meisten Schulen zu:

- Die Schulen brauchen Freiraum für individuelle Anpassungen, die den gemeinsamen Prozessrahmen ergänzen und erweitern.
- Die Schulen sollten mehr Synergien bei der Schulsoftwareentwicklung nutzen.

Eine gemeinsame Ausschreibung für eine zukunftsweisende Schulsoftwarelösung wünschen sich zwar nur 35% der Schulen in der Umfrage, jedoch sind auch nur 22% gegen eine solche Idee.

Fazit: Spielraum für Verbesserungen

Auch wenn nicht alle Schulen mit ihrer Software unzufrieden sind, gibt es doch Punkte, die von der Mehrheit der Schulen bemängelt werden. Es scheint viel Verbesserungspotenzial bei der Planungssicherheit und der Akzeptanz der Software unter den Schulmitarbeitern zu geben. Die Softwareanbieter sollten auch die Anforderungen der Deutschen Auslandsschulen stärker berücksichtigen. Diese Punkte weisen darauf hin, dass eine verstärkte Kooperation zwischen den Schulen durchaus sinnvoll sein könnte. Gebündelte Anfragen an Softwareanbieter zu Funktionen die alle oder die meisten Deutschen Auslandsschulen betreffen, könnten zu besseren und preiswerteren Ergebnissen führen. Auch die Kosten von Mitarbeiterschulungen für mehrere Schulen mit der gleichen Software könnten sinken, wenn diese koordiniert und gemeinsam durchgeführt werden - deren Effektivität könnte dadurch auch steigen.

Es gibt viele Gründe warum es sinnvoll für die Schulen wäre, enger miteinander zu arbeiten und zu versuchen weit verbreitete Probleme effektiv zu lösen. Schließlich ist eine Schulverwaltungssoftware häufig eine kostspielige Investition, die auch möglichst entsprechende Früchte tragen sollte.

Zusätzliche Infos in der Auswertung

Die vollständige Auswertung beinhaltet:

Detaillierte Ergebnisse zu jedem Punkt des Fragebogens - im Durchschnitt und individuell für jedes der sechs meistgenutzten Programme - und eine Zusammenfassung zu jedem dieser Programme.
Stimmen und Kommentare der Schulen zu Aspekten ihrer Software.
Eine Analyse der Zusammenhänge bei den Ergebnissen.
Die Möglichkeit für Schulen, die eigene Software mit der anderer Schulen zu vergleichen.
Eine Einordnung und Analyse selbst entwickelter Software.
Eine Auflistung der Einzel-Programme der zufriedensten Schulen.

WDA-Mitglieder können die vollständige Auswertung im Auslandsschulnetz in der Gruppe "Auslandsschulsoftware" als PDF herunterladen. Nach dem Login auf www.auslandsschulnetz.de, finden Sie die Datei unter folgendem Pfad: Kooperation > Gruppenübersicht > Auslandsschulsoftware.

Hier können Sie Zugangsdaten zum Auslandsschulnetz beantragen.

 
 
 
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